3 manieren waarop ik mijn productiviteit verhoog en tijd bespaar

Als alleenstaande vader breng ik natuurlijk het allerliefste zo veel mogelijk tijd door met mijn zoon. Helaas gaat er een hoop tijd in mijn werk verloren aan administratie. Om zo veel mogelijk tijd te besparen en daarmee dus meer tijd met mijn zoon door te brengen, heb ik een aantal oplossingen in mijn bedrijf toegepast. In dit artikel lees je de top drie van oplossingen die ik als ondernemer gebruik om tijd te besparen.

ERP voor mijn webshop en financiën

Naast mijn blogs en SEO-bedrijf heb ik ook nog een kleine webshop. Al deze bedrijven komen samen in mijn ERP software. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dat is dan ook precies wat ik met deze software doe: het plannen van mijn “resources”. Zo kan ik met deze software mijn klantenbestand beheren, mijn financiële administratie voeren voor alle drie mijn bedrijven en niet geheel onbelangrijk, ook de service naar mijn klanten toe automatiseren. Dit alles kostte mij in het verleden veel tijd en moeite, maar inmiddels gaat alles bijna volledig automatisch.

Aangezien mijn webshop levert aan bedrijven, was ik op zoek naar echte b2b webshop software. Het systeem waar ik nu mee werk heeft dat heel duidelijk begrepen. Zo kan ik klantspecifieke assortimenten en prijzen aanbieden en is een staffelkorting of offerte aanvraag zo geregeld, zonder dat ik daar eigenlijk omkijken naar heb. Dit alles scheelt mij zeker 5 uur per week!

Notion voor planning en workflow

Nu we het toch over efficient werken hebben… Mijn verschillende agenda´s, workflow, geheugensteuntjes en projectplanning doe ik via een handig programma dat Notion heet. Met dit programma organiseer ik bijna mijn hele leven. Het zorgt ervoor dat alle kennis over klanten, opdrachtgevers en potentiële klanten op één plek is verzameld en ik kan bloggers waar ik veel mee samenwerk toevoegen en op die manier kennis delen. Al mijn agenda´s (Google, Outlook en Apple) zijn geïntegreerd en dit werkt twee kanten op. Ik hoef dus nooit meer drie agenda’s te checken, ik doe dat nu gewoon in Notion. Helemaal top.

Excel voor snelle berekeningen en overzichten

Het zal misschien aan mijn leeftijd liggen, maar als ik snel even een tabel wil maken of iets overzichtelijk wil krijgen, dan gebruik ik gewoon nog good old Excel. Ik kan best toveren met dit spreadsheet programma al zeg ik het zelf en aangezien niet iedereen werkt met mijn ERP software of met Notion, is het soms handig om even een kostenoverzicht of snelle berekening in een Excelbestand toe te sturen. Je staat verbaasd over wat er allemaal kan met dit simpele programma. Uiteindelijk zorgt Excel er bij mij voor dat ik iedere dag ongeveer een uur bespaar. Daarnaast bespaar ik mijn klanten ook nog eens tijd doordat ze niet uit hoeven te zoeken hoe ze een bepaalde berekening moeten interpreteren of wel programma ze moeten gebruiken om iets in te zien. Simpel als dat.

Met alleen de bovenstaande systemen bespaar ik dus al meer dan 10 uur per week. Kostbare tijd die ik kan gebruiken om gezonder te koken voor mij en mijn zoon, leuke dingen te doen met mijn zoon of tijd voor de sportschool. Ik zou niet meer weten wat ik zonder moest doen…